Jak oszczędzać w firmie? Sprawdź sposoby, które działają

Oszczędzanie w firmie to ważny aspektem dotyczący zarządzania finansami. Może przyczynić się do zwiększenia zysków i sukcesu organizacji. Istnieje wiele sposobów, aby zacząć wprowadzać oszczędności w firmie, a kluczem do sukcesu jest znalezienie właściwej strategii. Właściwej, czyli takiej, która odpowiada indywidualnym potrzebom i wymaganiom przedsiębiorstwa. W tym artykule przedstawiamy 17 sposobów na oszczędzanie w firmie. Pomogą Ci one zwiększyć efektywność działalności, a jeśli się postarasz, to również zyski.

Oszczędzanie w firmie – dlaczego to robimy?

Podstawowym celem oszczędzania w firmie jest gromadzenie rezerw finansowych. Te mogą być następnie wykorzystane w różnych celach. Oszczędności są również niezbędne do utrzymania rentowności firmy na czas niekorzystnych warunków rynkowych. 

Jeśli mówimy o celach oszczędzania, musisz wiedzieć, że w każdej firmie mogą się one różnić. Będą one uzależnione od indywidualnych potrzeb i wymagań przedsiębiorstwa. Do najważniejszych celów oszczędzania w firmie należą:

• inwestowanie w rozwój – dostępne środki mogą być wykorzystane na inwestycje w nowe technologie lub rozwój nowych produktów czy usług. To może prowadzić do przyszłych zysków,
• poprawa efektywności – zaoszczędzone środki możesz przeznaczyć na rozwój i ulepszanie procesów, co z kolei wpłynie na wydajność i efektywność firmy,
• zwiększenie zysków – poprzez zmniejszenie kosztów i oszczędności w różnych obszarach firmy, organizacja może osiągnąć większe zyski,
• ochrona środowiska – firma może wzmocnić swój wizerunek i poprawić swój wkład w ochronę środowiska poprzez oszczędzanie energii lub zmniejszenie emisji gazów cieplarnianych,
• osiągnięcie stabilności finansowej – rezerwy finansowe i zmniejszenie długu pomagają w utrzymaniu stabilnej sytuacji finansowej firmy. Fundusz awaryjny przyda się w przypadku nagłych sytuacji, np. utraty klientów, spadku dochodów, nieprzewidzianych wydatków czy kryzysu gospodarczego. Minimalizuje też ryzyko bankructwa,
• poprawa relacji z pracownikami – oszczędności możesz przeznaczyć na dodatkowe benefity dla pracowników. To prawdopodobnie wpłynie na ich motywację i zaangażowanie w pracę,
• prowadzenie działań dobroczynnych – zaoszczędzone środki możesz wykorzystać na cele dobroczynne. To z kolei może poprawić wizerunek firmy i zwiększyć jej reputację.

Oszczędzanie w firmie może być motywowane różnymi czynnikami, takimi jak potrzeba poprawy efektywności, redukcja kosztów, wzmocnienie stabilności finansowej czy wprowadzenie działań proekologicznych. Jednak bez względu na powody, oszczędzanie jest ważne dla każdej firmy i każdy pracownik może przyczynić się do poprawy efektywności i redukcji kosztów – w mniejszym lub większym stopniu.

Warto pamiętać, że oszczędzanie opiera się na praktyce – drobne codzienne oszczędności mogą przekładać się na poważne oszczędności dla firmy w perspektywie dłuższego okresu.

Zastanawiasz się nad możliwością prowadzenia własnej firmy? Sprawdź, jakie są miesięczne koszty prowadzenia działalności gospodarczej.

Budżet firmy, czyli pierwszy krok do oszczędzania 

Budżet firmy jest narzędziem, które pomaga w efektywnym zarządzaniu finansami i podejmowaniu strategicznych decyzji. Może być pomocny zwłaszcza w kilku obszarach:

1. Planowanie finansowe – budżetowanie pozwala firmie stworzyć plan finansowy na dany okres (np. rok lub kwartał). Dzięki temu firma może określić swoje cele finansowe, przewidzieć przychody i wydatki oraz wyznaczyć priorytety inwestycyjne. Budżetowanie ułatwia długoterminowe planowanie finansowe i podejmowanie strategicznych decyzji.
   
2. Kontrola wydatków – pozwala monitorować i kontrolować wydatki wewnątrz firmy. Tworząc budżet, jesteśmy w stanie określić, ile możemy przeznaczyć na poszczególne obszary i działania. Dzięki temu można uniknąć nadmiernego wydawania środków i utrzymać kontrolę nad kosztami operacyjnymi. Regularne porównywanie faktycznych wydatków z budżetem, jakim dysponujemy, pozwala na szybkie wykrycie ewentualnych odchyleń i podjęcie odpowiednich działań korygujących.
   
3. Alokacja zasobów – budżetowanie umożliwia firmie efektywną alokację zasobów, takich jak kapitał, ludzie i czas. Firma może maksymalizować wykorzystanie dostępnych zasobów i zapewnić optymalne wyniki – podstawą jest przypisanie odpowiednich środków do różnych obszarów i projektów. Poza tym opracowanie budżetu pozwala na wybór priorytetowych inwestycji i skoncentrowanie się na kluczowych obszarach działalności.
   
4. Prognozowanie wyników finansowych – budżetowanie pozwala firmie przewidywać swoją przyszłą sytuację finansową. Dzięki temu firma może oszacować, czy w danym okresie osiągnie zysk, czy stratę. Kalkulacje te opierają się na planowanych przychodach i kosztach, a także innych czynnikach. Dzięki prognozom finansowym firma może podejmować właściwe decyzje i lepiej zarządzać swoimi finansami.
   
5. Komunikacja i zarządzanie oczekiwaniami – budżet firmy pomaga w komunikacji z zarządem, pracownikami, inwestorami i bankami. Dzięki niemu można jasno przedstawić plany i cele finansowe firmy. Budżetowanie również pomaga w zarządzaniu oczekiwaniami, ponieważ pozwala określić, czego można oczekiwać w przyszłości i jakie wyniki są realistyczne.

Jak widzisz, budżet firmy jest niezbędnym narzędziem, które umożliwia skutecznego zarządzanie finansami. Pomaga m.in. w planowaniu, kontrolowaniu czy prognozowaniu wyników finansowych. To wszystko przyczynia się do osiągnięcia celów i zwiększenia efektywności działalności firmy.

Sztuka oszczędności w firmie, czyli jak zaplanować budżet?

Na początek zdefiniuj cele i strategię. Co to znaczy?Określ cele finansowe firmy na dany okres. Może to być np. wzrost przychodów, zwiększenie rentowności czy ekspansja na nowe rynki. Ustal także strategiczne priorytety, które będą wpływać na alokację zasobów. Pamiętaj, że cele powinny być mierzalne, osiągalne oraz zgodne z misją i strategią firmy.

Następnie zajmij się zebraniem danych finansowych. Zgromadź wszelkie niezbędne informacje finansowe dotyczące firmy, czyli m.in. przychody, koszty, zyski, wydatki operacyjne czy inwestycje. Weź pod uwagę również dane finansowe z poprzednich okresów, aby uzyskać podstawę do analizy i prognozowania.

Ważne jest również przeprowadzenie analizy trendów i sezonowości. Zacznij od przeanalizowania danych historycznych, co ułatwi Ci zidentyfikowanie trendów i zmian sezonowych w wynikach finansowych firmy. To z kolei będzie pomocne podczas prognozowania przyszłych wyników i uwzględnieniu ewentualnych wahań w budżecie.

W dalszej kolejności określ przychody. Szacowanie przyszłych przychodów firmy jest możliwe m.in. na podstawie analizy trendów, prognoz rynkowych, planów sprzedaży, kontraktów itp. W miarę możliwości staraj się uwzględnić różne scenariusze i czynniki ryzyka, które mogą wpływać na przychody.

Zidentyfikuj też koszty i wydatki. Prześledź i przeanalizuj wszystkie koszty i wydatki związane z prowadzeniem firmy. Włącz w to koszty operacyjne, koszty stałe, koszty zatrudnienia, marketing, badania i rozwój, utrzymanie infrastruktury, czy podatki. Na koniec upewnij się, że uwzględniasz wszystkie istotne koszty.

Następnie ustal limity budżetowe. Mówiąc prościej, przydziel określone kwoty pieniężne na poszczególne kategorie i działania. Wszystkie przychody i wydatki powinny być odzwierciedlone w budżecie.

Zaangażuj zespół, czyli po prostu włącz odpowiednie osoby do procesu budżetowania. Skonsultuj się z kierownictwem, pracownikami działów i innymi interesariuszami. Dzięki temu możesz uzyskać informacje z innej perspektywy, które będą przydatne podczas przygotowywania budżetu. Wprowadź system komunikacji i odpowiedzialności za realizację budżetu.

Elastyczność i adaptacja – pamiętaj, że budżet powinien być elastyczny. Oznacza to możliwość dostosowania się do zmian warunków rynkowych i biznesowych. Musisz być gotowy na wprowadzanie zmian i poprawek w budżecie, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Teraz czas na monitorowanie i kontrolę budżetu. Najlepiej na bieżąco monitorować i analizować faktyczne wyniki finansowe firmy, porównując je z budżetem. Ważne jest nie tylko zestawienie osiągniętych wyników z założeniami budżetowymi, ale również identyfikowanie wszelkich odchyleń. Pamiętaj, aby w razie potrzeby dostosować budżet, podejmując odpowiednie działania korygujące.

Kolejno planuj rezerwy i inwestycje. Rozważ planowane inwestycje i wydatki, takie jak rozwój produktów, ekspansja na nowe rynki, modernizacja infrastruktury czy szkolenia pracowników. Przydziel odpowiednie środki finansowe na te inwestycje, uwzględniając ich potencjalne zwroty i wpływ na wyniki finansowe firmy.

Mamy nadzieję, że w tym momencie widzisz już, jak ważne jest przygotowanie budżetu firmy i systematyczne oszczędzanie. Tak naprawdę powinny być one integralną częścią strategii finansowej każdej firmy.

Pomysły na oszczędności, czyli jak oszczędzać w firmie?

Jednym z najważniejszych celów każdego biznesu jest zwiększenie zysków i efektywności działalności. Może to zostać zrealizowane właśnie przez zmniejszenie kosztów i oszczędności w różnych obszarach firmy. W dalszej części artykułu przedstawimy i omówimy konkretne pomysły na oszczędzanie.

• redukcja zużycia energii – można to osiągnąć poprzez optymalne wykorzystanie oświetlenia i urządzeń, ograniczenie zużycia klimatyzacji i ogrzewania. Zmniejszenie zużycia energii elektrycznej jest możliwe również poprzez instalację energooszczędnych urządzeń w firmie lub poprzez wykorzystanie zielonej energii. Przełoży się to na zmniejszenie kosztów utrzymania i oszczędności na rachunkach,
• redukcja zużycia papieru i materiałów biurowych – można to osiągnąć poprzez wprowadzenie elektronicznych dokumentów, optymalizację drukowania i przejście na formę bezpapierową,
• wdrażanie technologii – dzięki zastosowaniu nowych technologii może wzrosnąć jakość i efektywność pracy, co przyczyni się do oszczędności. Zastosowanie pewnych narzędzi (np. oprogramowanie do automatyzacji procesów czy usługi w chmurze) mogą znacznie usprawnić wewnętrzne operacje, oszczędzając jednocześnie czas i pieniądze,
• outsourcing zadań – chodzi o delegowanie pewnych zadań na zewnątrz firmy. Outsourcing łatwo można zastosować w przypadku niektórych usług, m.in. księgowości, marketingu, HR lub IT. W ten sposób można znaleźć bardziej efektywną (a czasami też tańszą) usługę zewnętrzną i skupić się na kluczowych zadaniach w firmie,
• minimalizowanie kosztów związanych z zakupem sprzętów – zamiast kupować nowe urządzenia, możesz wybierać używane. Dotyczy to również służbowego komputera czy telefonu, których potrzebujesz dla pracowników. Możesz w taki sposób kupić też samochód firmowy czy niezbędne wyposażenie, 
• renegocjacja umów i zakupów – negocjowanie warunków umów i zakupów może przynieść korzyści w postaci obniżek cen lub atrakcyjniejszych warunków płatności. Warto porównać oferty różnych dostawców i rozważyć opcje długoterminowe,
• minimalizowanie kosztów transportu – korzystanie z lokalnych i tańszych dostawców lub samodzielny transport mogą pomóc znacznie zaoszczędzić na kosztach wysyłki. Poza tym wpłyną na zwiększenie stabilności w dostawach,
• optymalizacja wykorzystania materiałów – optymalizacja procesów produkcji lub magazynowania pozwala uniknąć marnotrawstwa materiałów. Warto rozważyć wykorzystanie materiałów z recyklingu, a dodatkowo zainwestować w materiały lub opakowania wielokrotnego użytku, które bywają trwalsze,
• minimalizowanie kosztów marketingowych – można wykorzystywać w tych celach inne kanały, np. social media.  Umożliwi to również skierowanie działań do wybranej grupy odbiorców,

• obniżenie kosztów wynajmu biura – pokrewna opcja to oddanie nieruchomości firmowej na wynajem w celu uzyskania dodatkowych źródeł dochodu. Wynajem przestrzeni biurowej to jeden z największych wydatków dla firmy. W zależności od branży można wprowadzić na to miejsce pracę zdalną lub korzystać z coworkingu, 
• zmniejszenie kosztów zatrudnienia – można to osiągnąć poprzez wprowadzenie elastycznych form pracy, takich jak praca częściowo zdalna (np. w niektóre dni) lub sezonowe umowy z pracownikami,
• minimalizowanie zużycia wody – jest to bardzo proste do osiągnięcia i wcale nie oznacza rezygnacji z korzystania z wody. Świadome zabiegi i nowoczesne urządzenia umożliwiają ograniczyć jej zużycie. Ważne jest również optymalne wykorzystanie wody w procesach produkcyjnych,
• korzystanie z programów dofinansowań na szkolenia – dzięki temu umożliwisz pracownikom rozwój, co może się przełożyć na ich zaangażowanie i efektywność. W niektórych przypadkach dofinansowanie pokrywa nawet całość kosztów, 
• korzystanie z darmowych oprogramowań – dotyczy to przypadków, gdy nie potrzebujesz płatnych wersji. Niektóre oprogramowania kosztują bardzo dużo, zwłaszcza gdy trzeba aktywować miesięczną subskrypcję. Czasami lepiej jest wykupić jakiś program, jeśli dzięki temu uda Ci się oszczędzić czas, 
• wprowadzenie oszczędności w procesach produkcyjnych – można to osiągnąć poprzez zmniejszenie zużycia materiałów lub zwiększenie wydajności procesów produkcyjnych. Poza tym możesz wykorzystać technologię, która umożliwia redukcję kosztów,
• zmniejszenie kosztów wynajmu magazynów – możesz to zrobić dzięki poszukiwaniu tańszych alternatyw, które zapewniają równie wygodne warunki,
• korzystanie z możliwości robienia zakupów na firmę – kupując coś do firmy, proś o fakturę – dzięki temu zaoszczędzisz na zakupach. Pamiętaj jednak, że towary muszą być związane z Twoją działalnością. Tylko wtedy będziesz w stanie rozliczyć je jako koszt uzyskania przychodów.

Jak widzisz, istnieje mnóstwo sposobów na oszczędzanie w firmie. Wdrożenie tych propozycji może ułatwić Ci nie tylko oszczędzanie, ale również poprawić efektywność w Twoim biznesie.

Podsumowanie

Oszczędzanie w firmie jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania finansami, który przyczynia się do długoterminowego sukcesu organizacji. Opracowanie budżetu firmy jest niezbędne, jeśli zależy Ci na skutecznym zarządzania finansami. Pomaga on w wielu kwestiach związanych z prowadzeniem biznesu. 

Planujesz otwarcie własnej działalności? Zastanawiasz się, w jaki sposób sfinansować takie przedsięwzięcie? Polecamy nasz poprzedni wpis, w którym podpowiadamy, skąd wziąć pieniądze na założenie firmy.